فواتير المشتريات والموردون: الأسئلة الشائعة
أسئلة حول إدخال فاتورة المشتريات، وخيار لا يُحتسب في الأرباح، وطريقة الدفع، والفاتورة عبر Excel، والمسودة، والسعر الشامل للضريبة، وتحديث سعر الشراء، والمرتجع، والدفع للمورد، والشيكات.
الأسئلة الأكثر شيوعًا حول فاتورة المشتريات وإدخال المخزون وحسابات الموردين. للشرح خطوة بخطوة راجع مقالة إنشاء فاتورة مشتريات والإرجاع إلى المورد.
فاتورة المشتريات
هل أُدخل البضاعة الواردة بفاتورة مشتريات، أم يكفي إضافة المخزون من بطاقة المنتج؟
كلاهما يزيد المخزون. يُنصح بإدخال البضاعة الواردة من المورد ضمن فواتير المشتريات: فيُحدَّث المخزون وأسعار الشراء، ويُسجَّل المبلغ في حساب المورد وفي التقارير حسب طريقة الدفع التي اخترتها. عند إضافة المخزون من بطاقة المنتج تُنشأ أيضًا فاتورة مشتريات في الخلفية.
توجد فواتير مشتريات لم أدخلها. ماذا يعني «لا يُحتسب في الأرباح»؟
عندما تزيد المخزون من بطاقة المنتج، أو تحمّل المخزون عبر Excel، أو للمنتجات الزائدة في جرد المخزون، ينشئ النظام فاتورة مشتريات تلقائية؛ ولا يمكن إيقاف هذه السجلات. في الفاتورة ذات طريقة الدفع لا يُحتسب في الأرباح يُحدَّث المخزون وسعر الشراء فقط؛ ولا تؤثر في الصندوق ولا في حساب الربح / صافي الربح ولا في رصيد المورد. يمكنك عند الحاجة فتح الفاتورة وتعديل المورد وطريقة الدفع.
أي طريقة دفع أختار في فاتورة المشتريات؟
| طريقة الدفع | النتيجة |
|---|---|
| حساب آجل | يُسجَّل المبلغ دينًا عليك للمورد؛ وكلما دفعت تضيف دفعة من بطاقة المورد. |
| نقدًا / بطاقة ائتمان | يُعدّ مدفوعًا للمورد، ويُخصم من الأرباح في التقارير كمصروف. |
| لا يُحتسب في الأرباح | يُحدَّث المخزون وسعر الشراء فقط؛ ولا يؤثر في الصندوق ولا في حساب المورد. |
بعد حفظ فاتورة المشتريات لا تسجّل الدفعة نفسها مرة أخرى في المصروفات؛ وإلا خُصم الإنفاق مرتين.
هل يمكنني إضافة منتج جديد غير موجود من خلال الفاتورة؟
نعم. امسح في سطر الباركود باركودًا غير موجود في حسابك؛ وافتح بسرعة بطاقة منتج من السطر وأدخل اسم المنتج وسعر البيع والكمية. عند حفظ الفاتورة يُضاف المنتج إلى قائمة المنتجات وإلى المخزون.
نعم. امسح الباركود واضغط Enter؛ إذا لم يكن مسجّلًا يمكنك إضافة المنتج. يمكنك أيضًا البحث بكتابة اسم المنتج، أو الاختيار عبر الاختيار من القائمة.
نعم. أضف الباركود الجديد عبر منتج جديد أو مسح في الفاتورة.
هل يمكنني تحميل فاتورة طويلة من تاجر الجملة عبر Excel؟ وهل يوجد استيراد من XML أو من صورة؟
يمكنك التحميل عبر Excel: استخدم إضافة منتجات من Excel في صفحة إنشاء فاتورة المشتريات واملأ القالب (الباركود، اسم المنتج، الكمية، سعر شراء الوحدة غير شامل الضريبة، نسبة ضريبة القيمة المضافة، الخصومات). لا تترك عمود الضريبة فارغًا؛ فالضريبة الفارغة قد تجعل ضريبة المنتج 0.
تحميل المنتجات عبر Excel موجود في لوحة الويب؛ أنشئ الفاتورة على الويب وستصل إلى تطبيق سطح المكتب بالمزامنة.
تحميل المنتجات عبر Excel موجود في لوحة الويب.
لا يوجد حاليًا استيراد تلقائي للفاتورة من ملف XML أو من صورة. إذا كان لديك ربط e-fatura (الفاتورة الإلكترونية) فيمكنك تحويل الفواتير الواردة إلى فواتير مشتريات: الفاتورة الإلكترونية (e-fatura) والأرشيف الإلكتروني.
لماذا لا تتطابق المنتجات عند استيراد الفاتورة الإلكترونية الواردة؟
إذا كان باركود المنتج أو رمز مخزونه في الفاتورة مطابقًا لبطاقة المنتج في BenimPOS فإنه يتطابق تلقائيًا. وإذا كان باركود إضافي مرتبط بالمنتج مطابقًا للرمز في الفاتورة فإنه يتطابق أيضًا. في السطر غير المطابق اضغط في لوحة الويب زر الربط البرتقالي (السلسلة) واختر منتجك؛ وإذا كان المنتج يصل في كرتونة أو علبة فاكتب عدد القطع فيها، فتتحوّل الكمية وسعر الوحدة تلقائيًا. يُحفظ رمز المورد كباركود إضافي للمنتج ويُتعرَّف عليه تلقائيًا في الفواتير التالية. انظر الباركود الإضافي.
هل يمكنني حفظ الفاتورة كمسودة؟ أُغلقت الصفحة وضاعت الفاتورة التي أدخلتها.
لا توجد ميزة المسودة حاليًا؛ الفاتورة في صفحة أُغلقت دون حفظ لا تُحفظ ولا يمكن استرجاعها. في الفواتير كثيرة البنود ننصحك باستخدام إضافة منتجات من Excel، أو حفظ الفاتورة على عدة أجزاء ثم إضافة المنتجات إلى الفاتورة لاحقًا.
يظهر لي تنبيه «يرجى إدخال منتج واحد على الأقل».
لا يمكن حفظ فاتورة مشتريات بدون منتجات. أضف منتجًا واحدًا على الأقل بمسح الباركود أو بالاختيار من القائمة أو عبر Excel؛ وتأكد من أن الكمية وسعر الوحدة معبّآن في السطر.
إجمالي الفاتورة مع الضريبة يظهر خاطئًا.
خيار شامل ضريبة القيمة المضافة في السطر يحدّد كيف يُفهم سعر الوحدة. إذا أدخلت الأسعار شاملة الضريبة فيجب تحديد الخيار؛ وإذا أدخلتها غير شاملة فأزل التحديد. مع الاختيار الخاطئ تُحسب الضريبة مرتين أو لا تُضاف إطلاقًا. في الفواتير التي فيها أكثر من نسبة ضريبة وخصومات قد تظهر فروق صغيرة بالقروش بسبب التقريب.
كيف يُحدَّث سعر شراء المنتج؟ هل هو سعر آخر فاتورة أم المتوسط؟
إذا كان الخيار تحديث سعر الشراء من آخر فاتورة مفعّلًا في ملفي الشخصي › إعدادات أخرى في لوحة الويب، يصبح سعر شراء المنتج هو السعر في آخر فاتورة محفوظة (لا يُنظر إلى تاريخ الفاتورة؛ أدخل الفواتير بترتيب تواريخها). وإذا كان معطّلًا يؤخذ متوسط سعر الشراء الجديد مع المخزون الموجود. يؤثر الإعداد في الفواتير التالية فقط. وبما أن الربح يُحسب بسعر الشراء وقت البيع، فإن الفاتورة المُدخلة لاحقًا لا تغيّر ربح المبيعات السابقة.
كيف أعدّل فاتورة محفوظة أو أحذفها؟ حُفظت الفاتورة مرتين.
في صفحة «فواتير المشتريات» اختر الفترة الزمنية والمورد واضغط عرض، ثم افتح الفاتورة: يمكنك إضافة منتجات، أو تعديل الأسطر، أو إرجاع منتج، أو حذف الفاتورة.
في تفاصيل الفاتورة العمليات › حذف الفاتورة.
مع اتصال بطيء قد يؤدي الضغط على حفظ مرتين إلى حفظ الفاتورة مرتين؛ احذف الفاتورة المكررة وسيُصحَّح المخزون تبعًا لذلك. ننصحك باستخدام الأرقام فقط في رقم الفاتورة.
كيف أُرجع منتجًا إلى المورد؟
أنشئ فاتورة جديدة واختر نوع الفاتورة فاتورة مرتجع وأدخل المنتجات المرتجعة؛ أو افتح الفاتورة الموجودة وأرجع المنتج منها. المرتجع يخفّض المخزون ويُسجَّل في رصيد المورد كمرتجع.
اختر نوع الفاتورة فاتورة مرتجع، أو انقر سطر المنتج في فاتورة محفوظة واستخدم قسم الإرجاع.
في الفاتورة الجديدة اختر فاتورة المرتجع كنوع للفاتورة.
رقم الفاتورة لا يظهر تلقائيًا في تطبيق الجوال.
في تطبيق الجوال أدخل رقم الفاتورة يدويًا. في لوحة الويب إذا لم يكن هناك رقم يمكنك إنشاؤه عبر إنشاء عشوائي.
كيف أُدخل منتجًا اشتريته بالدولار / اليورو؟
تُحفظ فاتورة المشتريات بعملة التطبيق لديك؛ ولا تُختار عملة أجنبية منفصلة في الفاتورة. لحفظ سعر شراء المنتج بالعملة الأجنبية اختر العملة بجانب سعر الشراء في بطاقة المنتج وفعّل الاستخدام مع سعر الصرف.
هل يمكنني حفظ الطلب الذي سأرسله إلى المورد (طلب شراء)؟
لا توجد حاليًا وحدة منفصلة لطلبات الموردين؛ وحدة الطلبات مخصّصة لطلبات العملاء فقط. عندما تصل البضاعة أدخل فاتورة مشتريات.
الموردون
كيف أضيف دفعة دفعتها للمورد؟
في بطاقة المورد اضغط إضافة دفعة / دين؛ وأدخل نوع العملية والمبلغ والتاريخ والملاحظة. يمكنك إن شئت إرفاق صورة فاتورة أو إيصال (إرفاق الملفات متاح على الويب فقط).
في بطاقة المورد اختر من قائمة النوع إضافة دفعة (نقدًا / بطاقة ائتمان / الطرق المعرّفة) أو إضافة دين، وأدخل المبلغ واضغط إضافة الدين / الدفعة.
في بطاقة المورد إضافة دفعة أو إضافة دين في الأسفل.
لا تسجّل مدفوعات الموردين في المصروفات؛ فهي تظهر أصلًا في بطاقة مدفوعات الموردين في التقارير وفي تقرير الصندوق النقدي. انظر الدفع للمورد وإضافة دين.
أصبح رصيد المورد بالسالب، أو إجمالي الدين مختلف عما أتوقعه.
عندما تدفع أكثر من الدين أو تُدخل الدفعة قبل الفاتورة يظهر الرصيد بالسالب (لك مستحق عند المورد) ويُخصم من الدين التالي. السبب الشائع للفروق غير المتوقعة فاتورة محفوظة بتاريخ مستقبلي: تحقّق بمدّ الفترة الزمنية إلى الأمام في بطاقة المورد وصحّح تاريخ الفاتورة.
كيف أتابع دفعة بشيك / سند؟
لا توجد وحدة منفصلة للشيكات والسندات. في لوحة الويب عرّف من صفحة طرق الدفع طريقة دفع مثل «شيك»، وأدخل الدفعة للمورد بهذه الطريقة حسب تاريخ الاستحقاق.
هل يمكنني رؤية مواعيد استحقاق ديوني للموردين؟ ومن أي مورد اشتريت أي منتج؟
إذا أدخلت مدة الاستحقاق (بالأيام) في بطاقة المورد، تُعرض الموردون الذين لهم دين متبقٍّ في قسم المدفوعات التي يقترب استحقاقها في الصفحة الرئيسية على الويب؛ ولا تُرسل إشعارات. ترى من أي مورد ومتى اشتريت منتجًا في تقرير حركة المخزون (اختيار المورد) أو في فواتير المشتريات في بطاقة المنتج.
هل يمكنني رؤية إجمالي فواتير المشتريات في الفترة التي اخترتها؟
في قائمة فواتير المشتريات يظهر إجمالي كل فاتورة في سطرها؛ ولا توجد حاليًا خانة منفصلة تعطي الإجمالي العام للفترة المحددة. يمكنك تنزيل القائمة عبر تنزيل Excel وحساب الإجمالي في Excel. للفواتير القديمة أرجِع تاريخ البداية إلى الوراء.
هل يمكنني تحميل الموردين مع أرصدتهم دفعة واحدة؟
نعم، عبر الاستيراد في صفحة «الموردون» في لوحة الويب. لنوع الرصيد اكتب فقط A (دين عليك للمورد) أو B (دين على المورد لك)؛ ولا تحمّل الملف نفسه مرتين. انظر استيراد الموردين عبر Excel.