Доходы и расходы: частые вопросы
Ответы на частые вопросы о внесении доходов и расходов, их влиянии на кассу и отчёты, исправлении записей и правах сотрудников.
Денежные операции, не связанные с продажами, например аренду, коммунальные платежи и зарплаты, вы записываете в разделе «Доходы / Расходы». Ниже собраны частые вопросы. Пошаговое описание — в статье Добавление доходов и расходов.
Внесение расходов и доходов
Где добавить расход?
Доходы добавляются так же, на странице «Доходы».
Я добавил расход, но выручка / сумма наличных на главной странице не уменьшилась.
Карточки продаж и выручки на главной странице показывают только ваши продажи, расходы из них не вычитаются. Влияние расхода на кассу видно в Отчёт по наличной кассе в отчётах: расходы, внесённые со способом оплаты «Наличные», вычитаются из суммы, которая должна быть в кассе. Карточка «Расходы» также есть в дневном отчёте и в отчёте за период.
Где посмотреть, сколько денег должно быть в кассе?
Посмотрите карточку Отчёт по наличной кассе в дневном отчёте или отчёте за период (в настольном приложении — в «Отчёт о продажах»): продажи за наличные + наличные оплаты от клиентов + наличные доходы − наличные расходы и наличные оплаты поставщикам. Чтобы остаток на закрытие дня переносился на следующий день как сумма открытия кассы, в веб-панели включите Мой профиль › Прочие настройки › «Переносить сумму открытия кассы с предыдущего дня».
При внесении расхода нельзя выбрать банковский перевод, чек или карту на питание.
В доходах и расходах способом оплаты можно выбрать только «Наличные» и «Карта» (POS), дополнительные способы оплаты и внешняя касса здесь не используются. Расход, оплаченный не наличными, можно записать как «Карта», а для различия использовать тип расхода (например, «Перевод», «Чек»): так наличная касса не затрагивается.
Как внести расход на будущую дату, который я оплачу чеком?
Внесите расход со сроком оплаты (будущей датой) и выберите тип «Чек»: расход попадёт в отчёты в эту дату. В списке расходов, сдвинув дату окончания вперёд, можно увидеть ожидающие чеки. Чеки, выданные поставщику, вносите как оплату в карточке поставщика.
Нужно ли вносить оплату поставщику как расход?
Нет. Оплаты поставщикам вносите как оплату в карточке поставщика: Оплата поставщику и долг. Приходные накладные с оплатой наличными или картой тоже вычитаются из прибыли без отдельного расхода. Если записать один и тот же платёж и поставщику, и в «Расходы», затрата вычтется дважды и прибыль будет выглядеть меньше, чем есть.
Можно ли автоматически добавлять ежемесячный расход, например аренду?
Автоматически повторяющихся расходов сейчас нет, их нужно вносить каждый месяц. Чтобы за один раз внести покупку в рассрочку (например, на 6 платежей по карте), используйте поле «Рассрочка» (число платежей): сумма делится на платежи, и на каждый месяц создаётся отдельная запись (в веб-панели и мобильном приложении).
Как добавить типы (категории) расходов?
В настольном приложении типы не создаются: добавьте их в веб-панели, в настольное приложение они придут при синхронизации.
Типы создаются в веб-панели. При добавлении расхода в мобильном приложении показываются созданные типы.
Как учитывать комиссию за карты / POS?
Комиссию, которую удерживает банк, можно вносить как расход (например, с типом «Комиссия POS»). Если хотите переложить комиссию на клиента, добавляйте к продаже сервисный сбор: в веб-панели Мой профиль › Настройки сервисного сбора (см. Остатки, товары и другие настройки).
Изменение, отчёты и права
Как исправить или удалить неверно внесённый расход?
Значком карандаша в конце записи измените сумму, способ оплаты, тип и примечание, значком корзины удалите запись. Можно выбрать несколько записей и массово изменить способ оплаты или тип.
Чтобы отменить запись, дважды щёлкните по строке или нажмите значок корзины.
Чтобы удалить, нажмите на запись и подтвердите.
Как посмотреть сумму расходов за месяц и распределение по типам?
На странице «Расходы» выберите период (например, с 1-го по последний день месяца) и при необходимости тип и выведите список; выгрузите его кнопкой «Скачать Excel». Страница «Типы доходов / расходов» показывает итоги по типам. Влияние за тот же период на прибыль и кассу видно на карточках «Расходы» и «Доходы» в «Отчёт за период».
Вверху страницы «Расходы» видны общая сумма расходов, распределение по способам оплаты и итог за текущий месяц. Список можно фильтровать по периоду и типу.
На странице «Расходы» выберите период и нажмите «Показать».
Хочу, чтобы сотрудник мог добавлять расходы, но не видел старые.
Операции с доходами и расходами открываются сотруднику правами «Доходы и расходы» в его карточке. Чтобы добавлять расходы, нужно и право на просмотр расходов: разделения «может добавлять, но не видит историю» сейчас нет. См. Добавление сотрудников и права.
Можно ли вести бухгалтерию или учёт банковского счёта?
BenimPOS — программа для учёта продаж, остатков и расчётов с клиентами и поставщиками, отдельного бухгалтерского модуля в ней нет. Денежные операции вне продаж можно учитывать как доходы и расходы, счета клиентов и поставщиков — в их карточках, а поступления вроде банковских переводов — через способы оплаты.
Можно ли вести доходы и расходы двух разных дел (например, двух магазинов или проектов) отдельно?
В одном аккаунте их можно разделять по типам (например, «Магазин 2 — Аренда»). Если нужно полностью разделить остатки, кассу и отчёты, откройте аккаунт филиала: доходы и расходы каждого филиала ведутся отдельно (филиал лицензируется отдельно).
Как записать деньги, полученные не от продаж (например, доход от аренды, вложения)?
Добавьте новый доход на странице «Доходы / Расходы › Доходы» (способ оплаты «Наличные» или POS). Наличные доходы добавляются в «Отчёт по наличной кассе», но не входят в выручку от продаж. Оплату долга, полученную от клиента, вносите не как доход, а как оплату в карточке клиента.