Alış faturası ve firmalar: sık sorulan sorular
Alış faturası girme, kazanca yansımasın, ödeme tipi, Excel ile fatura, taslak, KDV dahil, alış fiyatı güncelleme, iade, firmaya ödeme ve çek soruları.
Alış faturası, stok girişi ve tedarikçi (firma) hesaplarıyla ilgili en çok sorulan sorular. Adım adım anlatım için Alış faturası oluşturma ve tedarikçiye iade makalesine bakın.
Alış faturası
Gelen ürünleri alış faturasıyla mı girmeliyim, ürün kartından stok eklesem olur mu?
İkisi de stoğu artırır. Tedarikçiden gelen malı alış faturası olarak girmeniz önerilir: stok ve alış fiyatları güncellenir, tutar seçtiğiniz ödeme tipine göre firmanın hesabına ve raporlara işlenir. Ürün kartından stok eklediğinizde de arka planda bir alış faturası oluşur.
Benim girmediğim alış faturaları var. «Kazanca yansımasın» ne demek?
Ürün kartından stok artırdığınızda, Excel ile stok yüklediğinizde ya da stok sayımında fazla çıkan ürünler için sistem otomatik alış faturası oluşturur; bu kayıtlar kapatılamaz. Kazanca yansımasın ödeme tipindeki bir faturada yalnızca stok ve alış fiyatı güncellenir; kasaya, kâr / net kazanç hesabına ve firma bakiyesine yansımaz. Gerekirse faturayı açıp firmasını ve ödeme tipini düzenleyebilirsiniz.
Alış faturasında hangi ödeme tipini seçmeliyim?
| Ödeme tipi | Sonuç |
|---|---|
| Açık Hesap | Tutar firmaya borcunuz olarak yazılır; ödedikçe firma kartından ödeme eklersiniz. |
| Nakit / Kredi Kartı | Firmaya ödenmiş sayılır ve raporlarda gider olarak kazançtan düşer. |
| Kazanca yansımasın | Yalnızca stok ve alış fiyatı güncellenir; kasaya ve firma hesabına yansımaz. |
Alış faturasını kaydettikten sonra aynı ödemeyi ayrıca Giderler'e yazmayın; harcama iki kez düşülür.
Faturada olmayan yeni bir ürünü faturadan ekleyebilir miyim?
Evet. Barkod satırına hesabınızda olmayan barkodu okutun; satırdan hızlıca ürün kartı açıp ürün adını, satış fiyatını ve miktarı girin. Fatura kaydedilince ürün ürün listesine ve stoğa eklenir.
Evet. Barkodu okutup Enter'a basın; kayıtlı değilse ürünü ekleyebilirsiniz. Ürün adını yazarak da arayabilir, Listeden Seç ile seçebilirsiniz.
Evet. Faturada Yeni ürün ya da Tara ile yeni barkodu ekleyin.
Toptancıdan gelen uzun faturayı Excel ile yükleyebilir miyim? XML ya da fotoğraftan aktarma var mı?
Excel ile yükleyebilirsiniz: alış faturası oluşturma sayfasında Excel ile ürün ekle'yi kullanın ve şablona göre (barkod, ürün adı, miktar, KDV hariç birim alış fiyatı, KDV oranı, iskontolar) doldurun. KDV sütununu boş bırakmayın; boş KDV ürünün KDV'sini 0 yapabilir.
Excel ile ürün yükleme web panelindedir; faturayı web'de oluşturun, eşitlemeyle masaüstüne gelir.
Excel ile ürün yükleme web panelindedir.
Fatura XML dosyasından ya da fotoğraftan otomatik aktarma şu an yoktur. E-fatura entegrasyonunuz varsa gelen faturaları alış faturasına dönüştürebilirsiniz: E-fatura ve e-arşiv.
Gelen e-faturayı aktarırken ürünler neden eşleşmiyor?
Faturadaki ürünün barkodu ya da stok kodu, BenimPOS'taki ürün kartıyla aynıysa otomatik eşleşir. Faturada barkod yoksa tedarikçinin ürün kodunu ürün kartındaki stok kodu alanına yazın; bir kez eşleşen ürün, kod değişmedikçe tekrar sorulmaz. Bir ürüne tek barkod ve tek stok kodu tanımlanabilir; ikinci stok kodu / muadil barkod şu an yoktur.
Faturayı taslak olarak kaydedebilir miyim? Sayfa kapandı, girdiğim fatura kayboldu.
Taslak özelliği şu an yoktur; kaydedilmeden kapanan sayfadaki fatura saklanmaz ve geri getirilemez. Çok kalemli faturalarda Excel ile ürün ekle'yi kullanmanızı ya da faturayı birkaç parça halinde kaydedip sonra faturaya ürün eklemenizi öneririz.
«En az bir ürün giriniz» uyarısı alıyorum.
Alış faturası ürünsüz kaydedilemez. Barkodu okutarak, listeden seçerek ya da Excel ile en az bir ürün ekleyin; satırda miktar ve birim fiyatın dolu olduğundan emin olun.
Faturanın KDV'li toplamı yanlış çıkıyor.
Satırdaki KDV dahil seçimi birim fiyatın nasıl yorumlanacağını belirler. Fiyatları KDV dahil girdiyseniz KDV dahil işaretli olmalı; KDV hariç girdiyseniz işareti kaldırın. Yanlış seçimde KDV iki kez hesaplanır ya da hiç eklenmez. Birden fazla KDV oranı ve iskonto içeren faturalarda yuvarlama nedeniyle küçük kuruş farkları oluşabilir.
Ürünün alış fiyatı nasıl güncelleniyor? Son faturadaki fiyat mı, ortalama mı?
Web panelinde Profilim › Diğer Ayarlar › Alış fiyatını son faturaya göre güncelle açıksa ürünün alış fiyatı en son kaydedilen faturadaki fiyat olur (fatura tarihine bakılmaz; faturaları tarih sırasıyla girin). Kapalıysa yeni alış fiyatının eldeki stokla ortalaması alınır. Ayar yalnızca sonraki faturaları etkiler. Kâr, satış anındaki alış fiyatıyla hesaplandığı için sonradan girilen fatura eski satışların kârını değiştirmez.
Kaydettiğim faturayı nasıl düzenler ya da silerim? Fatura iki kez kaydedilmiş.
«Alış Faturaları» sayfasında tarih aralığını ve firmayı seçip Görüntüle'ye basın, faturayı açın: ürün ekleyebilir, satırları düzenleyebilir, ürün iadesi alabilir ya da faturayı silebilirsiniz.
Fatura detayında İşlemler › Faturayı sil.
Yavaş bağlantıda Kaydet'e iki kez basmak faturayı iki kez kaydedebilir; kopya faturayı silin, stok buna göre düzelir. Fatura numarasında yalnızca rakam kullanmanızı öneririz.
Tedarikçiye ürün iadesini nasıl yaparım?
Yeni fatura oluşturup FATURA TİPİ'ni İade Fatura seçin ve iade edilen ürünleri girin; ya da mevcut faturayı açıp üründen iade alın. İade stoğu düşürür ve firma bakiyesine iade olarak yansır.
Fatura tipini İade fatura seçin ya da kayıtlı faturada ürün satırına tıklayıp İade et bölümünü kullanın.
Yeni faturada Fatura tipi olarak iade faturayı seçin.
Mobilde fatura numarası otomatik gelmiyor.
Mobil uygulamada fatura numarasını elle girin. Web panelinde numara yoksa Rastgele üret ile oluşturabilirsiniz.
Dolar / euro ile aldığım ürünü nasıl girerim?
Alış faturası uygulama para biriminizle kaydedilir; faturada ayrıca döviz seçilmez. Ürünün alış fiyatını döviz cinsinden tutmak için ürün kartında alış fiyatının yanındaki para birimini seçin ve döviz kuru ile kullanmayı açın.
Tedarikçiye vereceğim siparişi (satın alma siparişi) kaydedebilir miyim?
Tedarikçi siparişi için ayrı bir modül şu an yoktur; sipariş modülü yalnızca müşteri siparişleri içindir. Mal geldiğinde alış faturası girin.
Firmalar (tedarikçiler)
Firmaya yaptığım ödemeyi nasıl eklerim?
Firma kartında Ödeme / Borç Ekle'ye basın; işlem türünü, tutarı, tarihi ve notu girin. İsterseniz fatura ya da dekont görseli ekleyebilirsiniz (dosya ekleme yalnızca web'dedir).
Firma kartında TÜR listesinden Ödeme Ekle (Nakit / Kredi kartı / tanımlı tipler) ya da Borç Ekle'yi seçip tutarı girin ve Borcu / Ödemeyi Ekle'ye basın.
Firma kartında alttaki Ödeme ekle ya da Borç ekle.
Firma ödemelerini Giderler'e yazmayın; raporlardaki Firma Ödemeleri kartında ve Nakit Kasa Raporu'nda zaten görünürler. Bkz. Firmaya ödeme ve borç ekleme.
Firma bakiyesi eksiye düştü ya da toplam borç beklediğimden farklı.
Borçtan fazla ödeme yaptığınızda ya da ödemeyi faturadan önce girdiğinizde bakiye eksi (firmadan alacaklı) görünür ve sonraki borçtan düşer. Beklenmedik farkların sık nedeni ileri tarihli kaydedilmiş bir faturadır: firma kartında tarih aralığını ileri alarak kontrol edin ve fatura tarihini düzeltin.
Çek / senet ile yaptığım ödemeyi nasıl takip ederim?
Ayrı bir çek-senet modülü yoktur. Web panelinde Ödeme Tipleri sayfasından «Çek» gibi bir ödeme tipi tanımlayın ve firmaya ödemeyi bu tiple, vade tarihine göre girin.
Firmaya olan borçlarımın vadesini görebilir miyim? Hangi ürünü hangi firmadan aldım?
Firma kartına Vade süresi (gün) girerseniz kalan borcu olan firmalar web ana sayfasındaki vadesi yaklaşan ödemeler bölümünde listelenir; bildirim gönderilmez. Bir ürünü hangi firmadan, ne zaman aldığınızı stok hareket raporunda (FİRMA SEÇİMİ) ya da ürün kartındaki alış faturalarında görürsünüz.
Seçtiğim tarih aralığındaki alış faturalarının toplamını görebilir miyim?
Alış Faturaları listesinde her faturanın toplamı satırında görünür; seçili aralığın genel toplamını veren ayrı bir alan şu an yoktur. Listeyi Excel İndir ile alıp toplamı Excel'de hesaplayabilirsiniz. Eski faturalar için başlangıç tarihini geriye alın.
Tedarikçilerimi bakiyeleriyle toplu yükleyebilir miyim?
Evet, web panelinde «Firmalar» sayfasındaki İçe Aktar ile. Bakiye türü için yalnızca A (sizin firmaya borcunuz) ya da B (firmanın size borcu) yazın; aynı dosyayı iki kez yüklemeyin. Bkz. Firmaları Excel ile içe aktarma.