E-fatura: sık sorulan sorular
E-fatura şartları (mali mühür, entegratör), ücretsiz modül ve kontör, kurulum, satışı faturaya çevirme, gelen faturayı alışa dönüştürme ve sık hatalar.
BenimPOS'un e-fatura modülüyle e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı kesebilir, satışlarınızı faturaya dönüştürebilir ve size gelen faturaları alış faturasına çevirebilirsiniz. Modül ücretsizdir; anlaşmalı entegratörlerden birindeki portalınızla çalışır. Adım adım kullanım için E-fatura ve e-arşiv fatura makalesine bakın.
Şartlar ve entegratörler
BenimPOS'tan e-fatura kesebilir miyim? Ne gerekiyor?
- Vergi mükellefi ve e-fatura mükellefi olmak,
- Mali mühür (tüzel şirketler) ya da e-imza (şahıs şirketleri),
- Anlaşmalı entegratörlerden birinde (Mysoft, E-Dönüştür, eLogo, EDM Bilişim) e-fatura portalı,
- BenimPOS lisansı (yıllık ya da ömür boyu masaüstü).
Mali mührüm yok. Ne yapmalıyım?
Mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne (Kamu SM) başvurursunuz. E-fatura mükellefiyeti başvurusu ve hangi belgenin gerektiği konusunda muhasebecinizden destek alın.
Hangi entegratörlerle çalışıyorsunuz?
Mysoft, E-Dönüştür, eLogo ve EDM Bilişim. Bu firmalardan birinde portalınız olmalıdır.
Uyumsoft, QNB, Paraşüt, Luca, Nettefatura, Smart Dönüşüm, BiFatura, İşNet, Zirve, Finans Portal, Nilvera, Turkcell gibi diğer e-fatura sistemleriyle entegrasyon yoktur. Ödeal ile e-fatura entegratörlüğü de yoktur; Ödeal e-fatura POS cihazı ayrı bir yazarkasa entegrasyonudur (bkz. Ödeal e-fatura POS).
BenimPOS entegratör mü? Hangi entegratörü önerirsiniz?
Hayır, BenimPOS entegratör değildir; faturalarınız seçtiğiniz entegratör üzerinden GİB'e gider. Belirli bir entegratör önermiyoruz. Portal açılışı, ilk kurulum ve kontör işlemlerini seçtiğiniz firmayla yaparsınız.
Yalnız e-arşiv fatura kesebilir miyim?
E-arşiv faturalar da aynı modülle, entegratördeki portalınız üzerinden kesilir. Müşteri e-fatura mükellefi değilse fatura kendiliğinden e-arşiv olarak oluşur. Portalınızın hangi belge türlerine açık olduğu entegratördeki hesabınıza bağlıdır; bunu entegratörünüze sorun.
Ücret, kontör ve süre
E-fatura modülü ücretli mi?
Hayır, BenimPOS e-fatura modülü ücretsizdir ve self-servis olarak etkinleştirilir; lisanslı hesap yeterlidir. Ücretli olanlar entegratör firmanın portal / ilk kurulum ve kontör (fatura adedi) ücretleridir; bunları doğrudan entegratöre ödersiniz.
Kontör nedir, nereden alırım? Kontörüm bitti.
Kontör, entegratörün kestiğiniz fatura adedi için sattığı pakettir. BenimPOS kontör satmaz ve fiyatına müdahale edemez; kontörü entegratörünüzün portalından alırsınız. Kontör bittiğinde fatura kesilemez ve gelen / giden faturalar BenimPOS'ta görünmeyebilir; kontör yüklenince düzelir.
“E-fatura entegrasyonunuzun süresi dolmuştur” uyarısı alıyorum.
E-fatura modülü 1 yıllık tanımlanır ve süresi lisanstan ayrıdır. Web'de Entegrasyonlar sayfasının E-Fatura Entegrasyonları sekmesinden modülün süresini uzatın (ücretsiz), sonra sayfayı yenileyin. Lisansı yenilemek modülü kendiliğinden uzatmaz. Uzatma seçeneğini göremiyorsanız WhatsApp destek hattımıza yazın.
Şubemde de e-fatura kullanabilir miyim?
Evet. Her şube ayrı bir hesap olduğu için şube hesabında da modülü etkinleştirip E-Faturalar › Ayarlar'ı ayrıca doldurmanız gerekir. Şubeler için bkz. Şubeler.
Kurulum
E-fatura entegrasyonunu nasıl kurarım?
Entegratörde portal
Mysoft, E-Dönüştür, eLogo ya da EDM Bilişim'den portal açın ve kontör alın. Zaten çalışıyorsanız portal giriş bilgilerinizi hazır tutun.
Modülü etkinleştirin
Web'de Entegrasyonlar sayfasında E-Fatura Entegrasyonları sekmesinden Modülü Aktif Et'e basın.
Genel bilgiler
E-Faturalar › Ayarlar sayfasında Genel bölümündeki zorunlu firma bilgilerini entegratör portalınızdakiyle birebir aynı doldurun.Kurulum
Yanındaki Kurulum bölümünde Entegratör'ü seçin, entegratörün verdiği kullanıcı adı ve şifreyi (Mysoft'ta portal giriş e-postası ve şifresi) girip kaydedin. Alttaki durum yazısı yeşile dönünce fatura kesebilirsiniz.
Kurulum ekranındaki durum kırmızı / “tanımsız” görünüyor.
- Kullanıcı adı veya şifre hatalıdır (en sık neden) ya da entegratör portalında şifrenizi değiştirdiniz: Kurulum bölümüne güncel bilgileri girip kaydedin.
- Genel bölümündeki zorunlu bilgiler eksik ya da portaldakinden farklıdır.
- “VKN/TCKN'ye ait API kullanım yetkisi tanımlı değil” uyarısında API yetkisini entegratörünüzün destek ekibi tanımlar (ör. Mysoft).
- Sayfayı yenileyip tekrar kontrol edin; düzelmezse ekran görüntüsüyle WhatsApp destek hattımıza yazın.
Entegratör değiştirdim. Modülü yeniden almam gerekir mi?
Hayır. E-Faturalar › Ayarlar › Kurulum'da yeni entegratörü seçip bilgilerini girmeniz yeterlidir. Eski entegratördeki fatura geçmişinin aktarımı için yeni entegratörünüzle görüşün.
Fatura kesme
Satışı e-faturaya nasıl çeviririm? Satışlar otomatik faturalanır mı?
Otomatik faturalanmaz. Web'de satış detayı sayfasının üstündeki e-Fatura düğmesine basın; satıştaki ürünler ve müşteri bilgileri faturaya aktarılır, kontrol edip imzalarsınız. Siparişler doğrudan faturaya çevrilmez; önce satışa dönüştürün. Sıfırdan fatura için E-Faturalar › Yeni E-Fatura Oluştur'u kullanın.
Fatura e-fatura mı e-arşiv mi olacak, ben mi seçiyorum?
Müşterinin vergi / kimlik numarasına göre kendiliğinden belirlenir: müşteri e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv kesilir. Bu yüzden numaranın doğru olması önemlidir. E-arşivde müşterinin TC kimlik numarasını bilmiyorsanız 11 adet 1 (11111111111) yazabilirsiniz.
Masaüstünden veya mobilden fatura kesebilir miyim?
Fatura kesme ve satışı faturaya dönüştürme yalnız web panelinden yapılır. Mobil uygulamada Menü › E-Fatura ile faturaları listeleyebilir, taslağı imzalayabilir, gelen faturayı kabul / ret edebilir, PDF indirip e-posta gönderebilirsiniz. Masaüstünde e-fatura kesme yoktur; yazarkasa entegrasyonunda limit aşan satışlar için cihaza bilgi fişi gönderilir.
Taslak fatura nerede? Raporda ve stokta görünmüyor.
Taslak, imzalanmamış faturadır; resmi geçerliliği yoktur ve stoktan düşmez. Taslakları E-Faturalar › Giden E-Faturalar'da tarih filtresiyle bulup düzenleyebilir ve imzalayabilirsiniz.
İade faturası nasıl keserim?
E-Faturalar › Yeni E-Fatura Oluştur'da fatura türünü İade seçin ve iade edilen faturanın numarası ile tarihini girin. Yasal süreler ve kesilmiş bir faturanın iptali konusunda muhasebecinize ve entegratörünüze danışın.Faturayı termal yazıcıdan alabilir miyim? XML indirebilir miyim?
E-faturalar PDF olarak indirilir ve A4 yazıcıdan yazdırılır; termal fiş yazıcısından çıkmaz. XML dosyasını entegratörünüzün portalından alabilirsiniz.
E-irsaliye kesebilir miyim?
Hayır, ayrı bir e-irsaliye özelliği yoktur. Entegratörünüz destekliyorsa faturada “irsaliye yerine geçer” ibaresini kullanabilir ya da bilgiyi fatura notuna yazabilirsiniz.
Fatura seri / ön ekini nasıl değiştiririm? IBAN'ımı faturaya nasıl eklerim?
Fatura ön eki (seri) entegratör tarafında tanımlanır; BenimPOS'tan değiştirilemez. IBAN gibi bilgileri fatura oluştururken altındaki not alanına yazın.
Faturadaki KDV ve birim yanlış geliyor.
Yeni fatura sayfasında satırın KDV'si varsayılan olarak %20 ve birimi adet gelir; %1, %10 ya da kg gibi değerleri satırda elle düzeltin. Fiyatlarınız KDV dahilse fatura ekranındaki KDV dahil seçeneğini her faturada işaretleyin.
Gelen faturalar ve alış faturasına çevirme
Gelen faturalarım görünmüyor.
- Fatura entegratör portalınızda var mı? Portalda olmayan fatura BenimPOS'ta da görünmez.
- Kontörünüz bitmiş olabilir; kontör yükleyin.
- Kurulum durumu yeşil mi? Entegratör şifresi değiştiyse Kurulum'a yeni şifreyi girin.
- Entegrasyonu kurmadan önceki faturalar BenimPOS'a gelmez.
- Tarih aralığını kontrol edin; liste yeniden eskiye sıralıdır, eski faturalar için sayfanın altındaki sonraki sayfa'ya geçin.
Gelen faturayı alış faturasına nasıl çeviririm?
Faturayı açın
E-Faturalar › Gelen E-Faturalar'da faturayı bulun.Dönüştürün
Faturanın Alış faturasına dönüştür seçeneğine basın; firmayı seçin ve satırları kontrol edin.
Kaydedin
Kaydettiğinizde ürünler stoğa, tutar firma hesabına işlenir. Ayrıntılar: Alış faturası.
Kurallar:
- Ürünler barkod ya da stok koduyla eşleşir; ürün adıyla eşleştirme yoktur. Hesabınızda olmayan ürün için satırdan ürün kartı açabilir ya da barkodu elle girebilirsiniz.
- Faturalar tek tek dönüştürülür; toplu seçim ve otomatik dönüştürme yoktur. Dönüştürmeden stok değişmez.
- Alış faturasında birim seçimi yoktur: faturada “5 paket” yazıyor ama 50 adet satıyorsanız miktarı toplam adet olarak düzeltin.
- Alış fiyatının nasıl güncelleneceği Profilim › Diğer Ayarlar'daki Alış fiyatını son faturaya göre güncelle ayarına bağlıdır (bkz. Stok, ürün ve diğer ayarlar).
- Faturayı kesen firmanın XML'inde barkod / stok kodu alanları hatalıysa eşleşme ve PDF görünümü bozulur; düzeltmesini kesen firmadan isteyin.
- Karekoddan ya da fotoğraftan fatura okuma ve API ile alış faturası oluşturma yoktur.
Sık görülen hatalar
| Hata | Neden / çözüm |
|---|---|
| “Fatura oluşturulamadı”, “Boş fatura oluşturulamaz” | Müşteri kartındaki vergi bilgileri (il, ilçe, adres, TCKN/VKN) eksik ya da E-Faturalar › Ayarlar › Genel bilgileri portaldakinden farklı. Sayfayı yenileyip tekrar deneyin. |
| “GİB'den HATA yanıtı alındı” | Fatura gönderildi ama GİB / entegratör tarafında reddedildi. Hata ayrıntısı için entegratörünüzle görüşün. |
| “Vergi numarası 10 veya 11 haneli olmalı” | Şirketler için müşteri türünü Kurumsal seçip 10 haneli VKN, bireysel müşteri için 11 haneli TCKN girin. |
| “API kullanım yetkisi tanımlı değil” | Entegratörünüzün (ör. Mysoft) destek ekibinden VKN/TCKN'niz için API yetkisi isteyin. |
| Kurulum durumu kırmızı | Entegratör kullanıcı adı / şifresi hatalı ya da değişmiş; Kurulum'a güncel bilgileri girin. |
| Adres kaydedilmiyor / fatura hata veriyor | Adresteki özel karakterleri sadeleştirin (ör. “NO:4-1”). |
| Fatura iki kez oluştu | Yavaş internette düğmeye iki kez basılmış olabilir; kaydet düğmesine bir kez basıp bekleyin. |
| Taslak ya da fatura detayı açılırken ana sayfaya dönüyor | Sayfayı yenileyip tekrar deneyin; sürerse ekran görüntüsüyle WhatsApp destek hattımıza yazın. |